הסבר על אזור תבניות של משימות
בתבניות של המשימות אנחנו נרשום את כל המשימות שחוזרות על עצמן בכל שירות שאנחנו נותנים ללקוחות חדשים (פרויקטים או ריטיינרים).
המהות של ׳׳התבניות של משימות׳׳ זה בשביל שנחסוך זמן והמון זמן!
כל מה שצריך זה לרשום אותם פעם אחת בלבד, ואז לאחר מכן באזור ה׳׳פרויקטים׳׳ או ׳׳ריטיינרים׳׳ יופיע לנו הכפתורים הבאים:
אחרי לחיצה על כל אחד מהכפתורים האלו, המערכת תבצע סריקה ותמצא את כל התבניות של המשימות שקשורות לאותו שירות שהגדרנו באותו ריטיינר או פרויקט:
אחרי הלחיצה על הכפתור, הכפתור יעלם (כדי לא לייצר כפילויות של משימות) ויפתחו המשימות שהן ספציפיות לאותו סוג השירות:
בשלב הבא נעבור לאזור המשימות לריטיינרים (לפי הדוגמא שהצגנו קודם), נסמן את כל המשימות שאנחנו רוצים לעדכן להם את הדברים הבאים: מי יבצע את המשימה (במידה ויש לנו עובדים נוספים בסוכנות ותאריך לביצוע המשימה), נלחץ על הכפתור ׳׳עדכון מרובה׳׳.
ונעדכן את התאריך או את מי שיבצע את המשימה:
אחרי שנבחר תאריך,נלחץ על עדכון מרובה והמערכת תעדכן באופן גורף את כל המשימות שסימנו קודם לכן:
את אותו התהליך נבצע כשאנחנו רוצים לעדכן את מי שיבצע את המשימה.
תהליך העבודה באזור התבניות של הלקוחות
כשנרצה לבנות תבנית של משימה חדשה, נלחץ על הכפתור תבנית של משימה חדשה:
נתן את השם של המשימה:
נקשר אותה לסוג השירות:
נציין את מטרת המשימה:
נציין את הזמן מוערך לביצוע המשימה:
נפרט את המשימה יותר לעומק:
לבסוף נלחץ על הוסף.
בסופו של דבר, התבניות של המשימות בא לשרת אותנו לחסוך לנו המון שעות של עבודה על לרשום כל פעם מחדש את אותם משימות ללקוחות חדשים!
תבניות של השירותים
בשם המשימה אנחנו בעצם נרשום את הכותרת של המשימה.
בקיישור לסוג השירות אנחנו נשייך את המשימה לאותו שירות שהיא קשורה אליו.
זה ישמש אותנו כאשר נרצה לייצר כמות של משימות לאותו ריטיינר או פרויקט בלחיצת כפתור אחת.
בשדה הזה אנחנו נציין את כמות השעות שאנחנו מעריכים לביצוע המשימה.
אחרי זה נוכל למדוד כמה זמן עבדנו בפועל עבדנו על המשימות ולמדוד כמה אנחנו עובדים על כל לקוח בפעול.
בתיאור המשימה אנחנו נרשום מעצם בצורה מפורטת את ביצוע המשימה.
הדבר הזה יקל עליו באופן משמעותי כאשר נרצה להעסיק אצלנו עובדים.
לאחר מכן, במקום להסביר להם על כל משימה ומשימה הם יוכלו לקרוא את התיאור של המשימה ומה אנחנו רוצים שיקרה.
